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如何高效的进行会议

2017-01-10
Dex
Dex

会议组织者

  • 邀请正确的人,人越少越好。如果你不知道该邀请谁,那么请提前搞清楚,而不是邀请一个 group 的人来参与。
  • 尽量提前发出会议邀请,需要用『日历邀请』,不要仅仅发送一个邮件邀请(邮件很容易被忽略)。
  • 会议邀请中需要明确会议的 topic 和 agenda。可选的与会者,在会议邀请上标准为 optional 。
  • 准时开始会议,并指定好会议记录人员。
  • 会议开始前简单介绍会议的 agenda 。
  • 控制好会议时间,准时结束。需要控制会议的讨论时间,不要过于发散而导致会议时间延长。也避免会议室预定时间到了之后被人赶出来。
  • 确保会后1小时内将会议纪要发送给所有与会者。如果有后续的 action,需要在会议纪要中指定 owner 和 deadline。
  • 如果有可能,将会议纪要实时投在屏幕上,这样子其他与会者可以实时的进行补充或者修正,能大幅度提升工作效率。

会议参与者

  • 在收到会议邀请后,如果你不是被标注为 optional,那么你是必须要参加的。
  • 请不要参加你不知道是去干嘛的会议。如果你认为自己不需要参加,请与会议组织者沟通,达成共识。而不是选择『到时候不去』。
  • 如果你是必须参加会议的,请准时参加会议。如果不能准时参加会议,请请假并说明原因。
  • 请不要带电脑(除非和会议相关的主题需要用到),请把手机调整到震动模式。

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